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访客管理应用方案+搭建教程

适用于 企业、园区、写字楼、工厂、学校、医院等需要登记外来人员的场景。

用草料可以把「访客扫码登记 → 生成凭证 → 门卫核验放行 → 数据归档导出」放到同一套流程里——访客打开微信「扫一扫」就能填表，门卫不用学新系统、不用装 App 就能核验，所有记录在后台实时可查可导出。

访客登记完整流程示意图

开始前请确认：已注册并登录草料账号。涉及付费功能时会单独标注，具体版本卡点以 价格页 为准。

一、整体流程​

整套访客登记从搭建到日常使用，分 4 个阶段：

  1. 访客扫码登记——填写姓名、来访事由等信息，提交后获取凭证
  2. 门卫核验放行——查看编号或扫码核销，确认放行
  3. 离场核验（可选）——出门时再扫一次，记录离场时间
  4. 数据归档导出——后台实时同步、永久保存，可导出 Excel 或 PDF

二、方案介绍​

1. 微信扫码就能用，访客零学习成本​

  • 不用下载 App：打开微信「扫一扫」就能填表，会用微信就会用
  • 多人同时扫码：高峰期不再排队
  • 历史信息一键填入：多次来访的访客无需反复输入

访客扫码登记效果图

2. 凭证多重防伪，门卫核验快​

  • 每位访客独立凭证：登记后系统自动生成
  • 三重防伪机制：连续编号 + 有效期 + 动态时间，防止截图转发
  • 看一眼或扫一下就能放行：门卫核对编号或扫码核销，几秒钟搞定

访客凭证防伪示意图

3. 数据自动归档，随时可查​

  • PC 与手机端实时同步：电脑后台、小程序工作台都能查
  • 多种格式导出：支持 Excel、PDF
  • 数据看板：一键生成可视化图表

访客数据后台示意图

4. 角色分工明确，权限灵活​

  • 多角色配置：访客、前台、管理员可按需分配权限
  • 精细分级：每个角色只看自己该看的内容
  • 操作日志可追溯：系统自动记录所有操作

角色权限管理示意图

5. 落地快，无需硬件无需培训​

  • 打印即用：二维码打印贴上就能用，登记内容随时可改
  • 零硬件投入：不需要专门的硬件设施
  • 一线人员零培训：扫码即用，几分钟上手

二维码落地场景示意图

三、选择适合你的方案​

草料提供三种方案，按门卫核验严格程度选择：

方案门卫做什么适合场景
方案一：基础登记不核验，仅留档内部访客、要求宽松、只需替代纸质表
方案二：编号凭证看编号是否连续车行入口、不下车核验、人流量适中
方案三：扫码核销扫码核销凭证严格管理场所、需要进出双向核验

不确定选哪个？ 建议从方案一起步，后期可随时扩展为方案二或方案三，二维码不用换。

四、搭建步骤​

三个方案的前两步完全一致，从第 3 步「提交后页面」开始才有差异。

第 1 步：从模板库选登记模板​

进入草料电脑端后台 → 点击【模板库建码】→ 选「出入登记」分类 → 选「访客来访登记模板」→ 点【使用模板生码】，进入活码编辑器。

模板库选择访客登记模板

模板使用页面

进入活码编辑器后，模板已经预置了表单、提交后页面等所有内容，按需修改即可。

活码编辑器

第 2 步：按需修改登记表字段​

模板默认包含姓名、联系方式、来访事由、被访人等基础字段。如需调整（比如新增身份证号、来访类型），按以下路径修改：

右侧【操作面板】找到「访客来访登记模板」→ 点【表单修改与设置】→ 弹窗中点【修改表单】→ 即可自定义字段。

表单修改入口

表单设置弹窗

自定义字段编辑

提示：

  • 多用「单选」「多选」组件，少用文本输入——访客填表更省事，数据也更规整
  • 手机号字段用「手机号组件」，自带号码格式校验
  • 重要字段（姓名、手机号、被访人）设为必填
  • 管控严格的场所可加「身份证识别」组件，让访客拍身份证图片，系统自动解析号码与姓名，文字和图片都保存在后台

第 3 步：配置「提交后页面」（按方案选择）​

这是三个方案的核心差异点。按你选的方案配置：

方案一：基础登记​

提交后只显示一段提示文字。

操作：表单设置 →【提交成功页】→【填表人提交后】选「显示图文信息」→【提示问题】选「自定义提示」→ 改成「登记成功，欢迎来访！」之类。

基础登记提交成功页设置

方案二：编号凭证​

提交后给访客发一个带编号的凭证，门卫看编号确认。配置 4 个关键项：

  1. 填表人提交后：选「获取编号凭证」
  2. 编号背景：选「动态背景」，让编号上有跳动效果，防止截图转发
  3. 编号设置：选「自然编号」+ 勾选「编号每天清零」——门卫只要看编号是否连续、当天编号大小，就能判断真假
  4. 更多内容：勾选「展示当前时间」——实时跳动的时间也是防作假手段

编号凭证基础设置

编号设置选项

更多展示选项

方案三：扫码核销凭证​

提交后给访客发一个二维码凭证，门卫扫码核销，系统自动记录到访状态。

3.1 开启处理进度

点击【后续流程设置】→【处理进度】→ 打开开关。

处理进度开关

按场景选进度选项：

  • 仅入场核验：设置 待来访 / 已到访
  • 现场登记 + 出场核销：设置 待出场 / 已出场
  • 进出双向核销：设置 待来访 / 已到访 / 已出场

进度选项配置

3.2 设置更新权限

【更新权限】建议选「所有成员」，并把门卫加到你的账号下作为成员。

注意：选「所有成员」意味着账号下所有成员都能更新进度。如果账号里还有行政、HR 等其他成员需要排除在外，需用「指定高级成员」选项（高级版及以上）。

更新权限设置

3.3 配置二维码核销凭证

回到【提交成功页】→【填表人提交后】选「获取二维码核销凭证」。

  • 提示文字、有效期：按需填写
  • 凭证二维码：默认选「记录详情码」即可
  • 凭证样式：建议勾选「展示『保存凭证』按钮」，访客可保存到相册

核销凭证设置

第 4 步：编辑二维码样式​

回到主编辑器，选择适合的二维码样式，编辑标题、Logo 等内容。

二维码样式编辑

第 5 步：测试流程​

发布前务必自测一遍，验证流程跑得通：

  • 方案一：用非管理员手机扫码 → 填表 → 看提示页 → 后台确认数据已收到
  • 方案二：扫码 → 填表 → 看编号凭证 → 检查编号格式与防伪效果
  • 方案三：用 A 手机扫码填表 → 获取核销凭证 → 用 B 手机（管理员或门卫成员账号）扫核销凭证 → 后台确认状态变为「已到访」

五、数据查看与导出​

所有访客登记数据都保存在管理后台，管理员或有权限的高级成员可登录查看。

在后台查看与导出​

后台 →【数据管理】→ 选对应活码：

  • 筛选搜索：按时间、被访人、核销状态等条件查找
  • 导出 Excel 明细：含所有字段、登记时间、核销状态
  • 导出归档表：自动排版好的可打印 PDF，无需二次整理

数据管理界面

筛选与导出

打印归档表

在小程序查看​

有权限的成员还可以在「草料二维码」微信小程序中查看记录，方便临时核对。

让门卫扫码就能看到记录​

如果希望门卫扫码就能看到当前到访名单（不用登录后台），可以在二维码上添加【动态数据面板】，并设置面板的查看权限。

动态数据面板

六、二维码张贴建议​

按现场情况选择物料：

场景推荐物料摆放位置
车行入口大尺寸 KT 板道闸附近，方便司机伸手扫
门卫室、前台A4 打印 + 亚克力立牌登记台醒目处
提前登记二维码图片微信发给访客，或放入公众号菜单

公众号菜单嵌入二维码的做法见 公众号菜单添加教程。

七、进阶拓展​

基础流程跑通后，可按需开启以下能力：

  • 审核后再发凭证：访客提交后，被访人或前台审核通过才生成凭证
  • 登记照片或身份证：表单中加「图片」或「身份证识别」组件
  • 来访类型分类：用「单选」组件设置访客 / 供应商 / 员工家属等选项
  • 超时未离场提醒：开启消息提醒，把异常情况实时推给负责人

八、常见问题​

1. 访客忘记保存编号或凭证怎么办？​

让访客再次扫登记二维码，就能看到自己之前填过的记录和凭证。所以建议门卫核销点也张贴登记二维码，访客找不到凭证时可现场重新调出。

2. 怎么防止访客「乱填」或「不填」？​

  • 多用选项类组件（单选、多选），少让访客手动输入
  • 手机号用「手机号组件」，自带格式校验
  • 重要字段设为必填：姓名、手机号、被访人等
  • 管控严格场所加身份证识别：让访客拍身份证图片，系统自动解析号码与姓名，图片和文字都保存在后台

3. 三种方案后期能切换吗？​

可以。二维码是「活码」，扫码内容随时可改——已经印好贴上的二维码不需要换，只需在后台修改提交后页面的设置。

4. 门卫不在公司账号下，能扫码核销吗？​

不能。方案三的扫码核销需要门卫在你的账号下作为成员（或高级成员）才有权限。如果只想让门卫看编号确认，建议改用方案二，门卫不需要任何账号。

5. 一个二维码可以多个门口共用吗？​

可以。同一张登记二维码可以打印多份，张贴在不同门口、不同工位，所有人扫的都是同一个码、数据汇总到同一个后台。如果需要按门口区分数据来源，可以在表单里加一个「来访入口」单选项。

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